+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Образец номенклатуры дел отдела кадров со сроками хранения документов

Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. С целью систематизации необходимых для работы документов и указания сроков их хранения используется номенклатура дел. Что она собой представляет, какими нормами права регламентирована и каков порядок ее составления, расскажем в настоящей статье. Состав кадровой документации Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен. Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых в работе документов указан в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Особые отметки сроков хранения документов - Елена А. Пономарева

Номенклатура дел: сроки хранения документов

Номенклатуры дел кадровой службы Что такое номенклатура дел и для чего она нужна организации? Номенклатура дел — это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года.

Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов всегда известно, что и где хранится , повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения.

Основные нормативные акты РФ, являющиеся основой пр и разработке номенклатуры дел: Федеральный закон от Устанавливает сроки хранения кадровых документов до Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения.

Утвержден Минкультуры РФ от N , Зарегистрирован в Минюсте РФ Основной принцип построения номенклатуры дел Номенклатура дел организации — обобщенный документ, содержащий в своем составе описание типов папок каждого структурного подразделения организации. В номенклатуру дел включаются все оригиналы документов с одинаковыми сроками хранения, создаваемые как в бумажном, так и электронном виде, с указанием их фактического места хранения, за исключением копий и черновиков.

Обращаем ваше внимание, что номенклатура дел является внутренним нормативным актом организации, в связи с чем, порядок ее оформления и содержания в коммерческой организации и организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, могут отличаться от установленной нормативными актами формы шаблон формы.

Номенклатура дел отдела кадров

Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. С целью систематизации необходимых для работы документов и указания сроков их хранения используется номенклатура дел. Что она собой представляет, какими нормами права регламентирована и каков порядок ее составления, расскажем в настоящей статье. Состав кадровой документации Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен.

Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых в работе документов указан в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом Разделы 7 и 8 "Трудовые отношения", "Кадровое обеспечение" могут быть использованы при составлении номенклатуры дел.

Все документы условно можно разделить на несколько групп: 1. Локальные нормативные акты: - коллективный договор в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем.

Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл. Данные документы указаны в ст. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора ст.

Особенно она важна при приеме на работу в учреждения, где проводится конкурс на замещение вакантной должности, поскольку позволяет обосновать, по каким критериям предпочтение было отдано одному из кандидатов. Также должностные инструкции являются важным документом при проведении аттестации и при необходимости расторжения трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания. Организационные документы: - журнал ознакомления с локальными нормативными актами.

Необходимость его ведения вытекает из указанной выше ст. В случае отсутствия такого журнала подтверждением того, что работники ознакомлены с локальными нормативными актами, будет лист-заверитель, подшитый к соответствующему документу, содержащий фамилии, подписи ознакомленных с ним работников и дату ознакомления; - журнал учета трудовых договоров.

Данный журнал способствует упорядочению информации о вновь принятых сотрудниках. Кроме того, ст. При отсутствии такого уведомления условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок ст. Если численность сотрудников организации невелика, сведения о трудовых договорах можно вносить в указанный ниже журнал учета приказов по личному составу.

Если же штат достаточно большой, рекомендуем вести отдельный журнал; - журнал учета приказов по личному составу. Ведение данного журнала продиктовано необходимостью точного учета порядковых номеров кадровых приказов. При небольшом штате сотрудников на все приказы по учету движения кадров можно вести один журнал, в обратном случае возможно ведение отдельных журналов по каждому виду приказов; - штатное расписание.

Указания на данный документ содержатся в ст. Хотя законом не установлены нормы, обязывающие работодателя оформлять штатное расписание, оно важно для руководителя учреждения, поскольку закрепляет действующую структуру организации, а также для бухгалтерии, поскольку содержит сведения об оплате труда по каждой должности в организации и общем фонде заработной платы; - график отпусков.

Необходимость его ведения продиктована ст. При проверке трудовой инспекцией отсутствие графика отпусков и штатного расписания может повлечь наложение административного штрафа в соответствии со ст.

Установленная Постановлением Госкомстата России от В последних используется форма, установленная Приказом Минфина России от Формы книг утверждены Постановлением Минтруда России от Вести их требует разд.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходима при разрешении спорных вопросов, связанных с датой увольнения и выдачей трудовой книжки в последний день работы согласно ст. Формы данных журналов установлены Приказом Минздравсоцразвития России от Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений: - трудовые договоры.

Напомним: ст. В случае отсутствия таковой трудовой договор считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома либо по поручению работодателя или его представителя. Нормативные правовые акты могут предусматривать особенности заключения трудовых договоров.

Например, Приказом Минздравсоцразвития России от С работниками прокуратуры, замещающими должности, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы, а также осуществляющими профессиональную деятельность по профессии рабочего, трудовые договоры заключаются по формам, установленным Приказом Генпрокуратуры России от Эти унифицированные формы первичной учетной документации установлены Постановлением N 1 и распространяются на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ, в том числе бюджетные; - документы по оформлению командировки служебное задание, приказ, командировочное удостоверение.

Постановлением N 1 установлены формы этих документов, обязательные для применения и в бюджетных организациях. Однако ведомственными правовыми актами могут быть установлены иные формы. Данный документ обязателен для заполнения на каждого работника, с которым заключен трудовой договор.

Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании документов, представленных работником; - трудовые книжки. Обязательность их ведения установлена ст.

В частности, указано, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. Порядок заполнения трудовой книжки установлен Постановлениями N 69 и N ; - прочие документы заявления, справки, служебные записки, акты о дисциплинарных нарушениях, объяснительные.

Конечно, это далеко не полный перечень. В различных организациях могут составляться иные документы. Тем не менее большинство из перечисленных документов обязательны для составления в любой организации и подлежат включению в номенклатуру дел.

Понятие номенклатуры дел Согласно п. Она является основным учетным документом в делопроизводстве и используется для составления описей дел постоянного и временного свыше десяти лет хранения, а в архиве организации - для учета дел временного до десяти лет включительно хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Пунктом 3. Типовая - устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Например, Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утверждена Судебным департаментом при ВС РФ Примерная - устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов.

Носит рекомендательный характер. Индивидуальная - устанавливает состав дел конкретной организации, формируется на основе типовой и примерной номенклатур дел. Как правило, номенклатура дел составляется в каждом структурном подразделении организации, а затем на их основе формируется сводная номенклатура дел организации. Мы особое внимание уделим порядку составления номенклатуры дел кадровой службы. Порядок составления Работу по составлению номенклатуры дел рекомендуется поручить службе документационного обеспечения управления организации совместно с архивом.

Форма сводной номенклатуры дел утверждена в Приложении 7 к Правилам. Приведем образец данной формы и пример заполнения, используя выдержку из Примерной номенклатуры дел театра, утвержденной протоколом экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области от

Скачать заполненный образец номенклатуры дел отдела кадров на год для ООО. Что это такое. Номенклатура дел позволяет отслеживать состав документов, порядок их движения и обеспечивать их сохранность. Для кадровой службы она особенно важна, потому что кадровые подразделения хранят большой объем документов, в том числе личных бумаг сотрудников. Номенклатура — это перечень дел, заведенных в подразделении.  Дело — это сборник однотипных бумаг с один и тем же сроком хранения. Одно дело состоит из одной или нескольких папок — единиц хранения. Формируя сводный перечень дел, организация должна учитывать положения таких нормативных документов.

Номенклатура дел отдела кадров на 2020 - 2021 годы - образец

Номенклатура дел отдела кадров образец бланк Опубликовано Юрист-Онлайн На любой крупном, среднем, да даже в маленьком предприятии происходит бешеный оборот документации, содержащих в себе информацию о работниках, тех или иных событиях, различного рода приказы, распоряжения и т. Но как разобраться в таком огромном объеме документов? Чтобы удобнее было работать со всеми этими бумагами и не тратить огромного времени для поиска того или иного документа существует номенклатура дел. Под термином номенклатура дел подразумевается системный перечень наименований дел с обозначенным сроком их хранения, организованный лицом лицами , в функции которого входит отслеживать документооборот.

Рассмотрим, что же это такое - номенклатура дел отдела кадров образец которой можно скачать на этом сайте. Итак: Индекс дела. Здесь указывается индекс дела. Индекс состоит из: Номера строго подразделения, который указывается по специальному классификатору. В случае если оно отсутствует, указывается вид деятельности организации. Порядкового номера внутри самого подразделения или вида деятельности.

Обобщим данную информацию и для наглядности приведем пример. Индекс делиться на две части. Первая часть - структурное подразделение. Пример: ; Далее следуют: Заголовок дела. Здесь пишется наименование дел, причем следует помнить, что согласно инструкции, расположение дел напрямую связано с их важностью. Количество единиц хранения. Здесь все просто, указывается количество дел за прошедший год. В связи с этим, заполнение граф идет в конце года когда точно известна эта цифра.

Срок хранения и номер статей по перечню. Здесь делаются дополнительные пометки, относящиеся к делу.

Номенклатуры дел кадровой службы

Скачать заполненный образец номенклатуры дел отдела кадров на год для ООО Что это такое Номенклатура дел позволяет отслеживать состав документов, порядок их движения и обеспечивать их сохранность.

Для кадровой службы она особенно важна, потому что кадровые подразделения хранят большой объем документов, в том числе личных бумаг сотрудников. Номенклатура — это перечень дел, заведенных в подразделении. Дело — это сборник однотипных бумаг с один и тем же сроком хранения.

Одно дело состоит из одной или нескольких папок — единиц хранения. Формируя сводный перечень дел, организация должна учитывать положения таких нормативных документов: Федеральный закон от Составление реестра дел начинается с исследования состава документов подразделения, распределения их на отдельные дела и папки.

Затем каждому делу присваивается индекс и составляется единая опись — номенклатура. Кто составляет Реестр дел в организации имеет несколько уровней: общий реестр всего юридического лица, в котором перечислены все дела всех подразделений. Если в компании нет сформированных отдельных подразделений, реестр формируется по направлениям деятельности; реестры отдельных подразделений, в том числе кадровой службы. Непосредственным ведением сводного реестра занимается специально назначенный сотрудник, в каждом отделе, службе, управлении организации назначаются ответственные за номенклатуру внутри этого подразделения.

Как правильно составить Сводный реестр дел составляется на каждый календарный год и соответствует нормативным актам, актуальным на этот год, номенклатуру дел отдела кадров на год с новыми сроками хранения утвердят до конца года, а вступит в силу она с 1 января. Шаг 1. В эту графу вносится цифровое обозначение отдельного дела — его шифр. Индекс состоит из двух или более групп цифр, разделенных дефисом.

Первая группа цифр — это числовое обозначение подразделения, в котором ведется дело, вторая группа цифр — код самого дела. Если в рамках одного дела имеется более мелкое разделение, например, на тома дела, вводится третья группа цифр, которая обозначает том. Чаще всего индекс формируется с использованием арабских цифр, но по желанию организации используются и римские цифры и буквенные обозначения. Шаг 2. Заголовок дела — это его название.

Шаг 3. Графа обозначает количество томов внутри одного дела, заполняется по окончании периода действия реестра — года, на который он принят, когда дела полностью сформированы. Шаг 4. Общие сроки хранения документов по личному составу определены Федеральным законом от Номенклатура дел по кадровому делопроизводству с изменениями ФЗ должна учитывать установленные обновленные сроки хранения.

Приказом Минкультуры РФ от Шаг 5. Графа предназначена для проставления важных отметок в течение действия сводного реестра дел: о выделении дел к уничтожению или о передаче дела в другую организацию.

Номенклатура дел отдела кадров "Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", , N 8 Одна из задач предприятий - организация учета и хранения документов. Отдел кадров не является исключением, ведь в нем создается огромное количество документов: локальные нормативные акты должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.

Номенклатура дел организации

Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую если до сих пор она ни разу не создавалась , либо уточненную и обновленную если этот документ организации знаком. Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказом Минкультуры России от Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения отдела кадров.

Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления ДОУ или архив организации.

Последнее поле виза согласования с экспертной комиссией ЭК структурного подразделения заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно. Пример 1. Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей. Например, порядковый номер отдела кадров организации — Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору.

Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела. Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел томов, частей. Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.

Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов.

В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов. Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел. В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на г. Пример 2. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это: обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел; обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году. В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение г. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год а из номенклатуры дел на г. Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры пример 4.

Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации. Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел фрагмент Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы.

Но, как показывает практика, об этом обычно забывают. Что такое переходящие дела? Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом п.

Например, если организация в г. И если в г. Если в организации появился новый отдел Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной крайний порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано.

Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия. Например, в середине г. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел г.

А в номенклатуре дел на г. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. До г. Выводы: Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые: вновь заведены в уходящем году; не будут вестись в подразделении в будущем году.

Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

Номенклатура дел в отделе кадров

Номенклатуры дел кадровой службы Что такое номенклатура дел и для чего она нужна организации? Номенклатура дел — это систематизированный по тематике, видам и срокам хранения документов, входящих в их состав, перечень заголовков дел, заводимых в организации в рамках календарного года. Номенклатура дел позволяет внедрить в организации преемственную систему хранения и использования документов всегда известно, что и где хранится , повысить уровень сохранности особо ценных документов, оптимизировать процесс отбора документов на уничтожение с истекшими сроками хранения. Основные нормативные акты РФ, являющиеся основой пр и разработке номенклатуры дел: Федеральный закон от Устанавливает сроки хранения кадровых документов до Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения. Утвержден Минкультуры РФ от N , Зарегистрирован в Минюсте РФ

Номенклатура Дел в отделе кадров. Работа отдела кадров связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. С целью систематизации необходимых для работы документов и указания сроков их хранения используется номенклатура дел. Что она собой представляет, какими нормами права регламентирована и каков порядок ее составления, расскажем в настоящей статье. Состав кадровой документации. Единый перечень документов, которые необходимо вести в о.

Инструкция: составляем номенклатуру дел кадровой службы

Скачать пустой бланк номенклатуры дел. Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом.

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее. Структура номенклатуры отдела кадров Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают: с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело; какой порядковый номер соответствует конкретному делу. Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01—02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 условно оно может соответствовать отделу кадров и является группой документов типа 02 условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам.

Номенклатура дел отдела кадров образец бланк Опубликовано Юрист-Онлайн На любой крупном, среднем, да даже в маленьком предприятии происходит бешеный оборот документации, содержащих в себе информацию о работниках, тех или иных событиях, различного рода приказы, распоряжения и т.

Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую если до сих пор она ни разу не создавалась , либо уточненную и обновленную если этот документ организации знаком. Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях утверждены Приказом Минкультуры России от Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения отдела кадров. Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления ДОУ или архив организации.

Скачать заполненный образец номенклатуры дел отдела кадров на год для ООО Что это такое Номенклатура дел позволяет отслеживать состав документов, порядок их движения и обеспечивать их сохранность. Для кадровой службы она особенно важна, потому что кадровые подразделения хранят большой объем документов, в том числе личных бумаг сотрудников. Номенклатура — это перечень дел, заведенных в подразделении.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как сформировать номенклатура дел? . Эксперт в области делопроизводства Доронина Л.А,
Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.